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俱乐部和组织财务视频培训- 2021年秋季
 

学生参与中心/学院协会财务常见问题解答

我应该什么时候使用代金券?

凭单用于生成支票,以便支付企业或个人. 这是首选的支付方式,应该尽可能使用. 它是 重要的是要提前与您计划使用的供应商进行验证 会接受大学支票吗.

我应该什么时候使用信用卡申请表格?

在支票不能用于支付的情况下,必须使用信用卡(i.e.- 在线供应商如亚马逊),俱乐部必须完成信用卡购买请求 填写表格,连同所有相关文件提交给CSI.

需要什么签名?

对于凭单,必须由扶轮社顾问及一名工作人员签署 学生参与中心. 如果要求的是500美元或更多,CSI也会这样做 将学券寄给AVP以供学生参与审批.
对于信用卡购买申请,表格必须由俱乐部顾问(a)签署 学生参与中心和AVP学生参与中心的工作人员.

我需要提前多久提交我的表格?

总计低于500美元的代金券需要3-5天处理. 总计500美元或 所有的信用卡购买请求都被转发给AVP以获得批准 周二 & 周四. 一旦批准,凭证将需要3-5天的时间来处理 美国大学协会. 这是非常重要的是,所有扶轮社都有相应的计划 确保所有的表格填写完整,正确,符合要求 附加的文档. 不这样做可能会导致延误.

需要什么文档?

所有的凭证都必须附有供应商开具的发票,并清楚地列明项目 包括在购买和支付的总金额.
的信用卡购买请求必须包括购物车的打印件 网站显示所有项目购买.

我所买的东西可以报销吗?

强烈劝阻学生和俱乐部顾问使用个人资金 大学/俱乐部相关采购. 如果要求报销,就应该这样做 作为凭证提交给被报销的个人,必须全部 附上收据正本(收据副本恕不接受). 学院 不能报销任何销售税. 学院协会在纽约是免税的 州和免税证明可以从学生参与中心获得 在任何购买之前.

我能在参加活动或旅行时预支现金吗?

对于不能使用支票的核准采购,可以预支现金 不支持使用信用卡在线购物. 可能要求预付现金 填一张给俱乐部顾问的代金券. 不能预支现金 去的学生. 将开出一张支票给顾问,支付所要求的金额.
扶轮社必须退还任何未使用之款项及所有内部开支之收据正本 要求预支款项的活动/旅行后五个工作日. 现金 预支费用不得超过$1000. 可能会导致不遵守这些程序 拒绝未来的提前请求以及其他适当的处罚.

我如何下餐饮服务订单?

购买$300或以上的Lorenzo Group,可通过电子邮件订购至:orders@lorenzofoodgroup.com. 在线菜单可以在yorkstreetmarket查看.com
商店礼仪-商店礼仪签帐卡可以在学生中心签名 参与批准的采购. 信用卡和购物收据必须 当天就被送回CSI.

如何为活动购买饮料?

所有购买的饮料只能是百事可乐的产品. 如果食品供应商认为你 正在使用不提供的百事产品,请在分机联系凯西·古尔登. 410或kathygoulden@pepsihv.来点饮料. 百事可乐产品也可能 从Shop Rite购买.

我怎样预订酒店房间?

一份信用卡购买申请需要提交完整的批准旅行 授权表格,必须包括酒店名称,地址,入住日期和 退房,以及其他与入住目的相关的支持性文件. 信用卡将用于预订房间,但俱乐部必须与酒店核实 他们会接受大学支票的酒店.

CSI将作出预定,并将确认的电子邮件转发给俱乐部顾问 谁将和俱乐部一起旅行. 然后俱乐部负责提交代金券 最后付款给酒店. 大多数旅馆要求收到两张支票 入住前几周. 请确保有足够的时间来获得代金券 批准,处理并邮寄到酒店.

我如何预订租车?

学院在企业有一个账户. 请给新汉普顿打电话 或纽堡企业的所在地. 请确定已经预定好了 在学生活动帐户下.

不使用个人信用卡.

租车归还时,由俱乐部负责领取 企业的最终发票,并将其与完整的凭证一起返还给CSI 处理付款.

取车时要检查油位,并记得将油位加满 水平之前返回车辆. 如果没有发生这种情况,企业将收取 大学的车辆加油率较高. 保留报销收据.

关于租赁车辆和保险的重要说明

所有通过企业为授权的学院活动租用的车辆 企业对车辆的保险范围. 大学员工也包括在内 除了企业不包括的内容外,还应遵守学院的政策. 学生, 但是,不包括在学院政策之内,因此,任何超出的范围 由企业提供的是学生司机的个人责任 保险和/或学生本人.

 我怎样预订巴士?

对于有较大团体参与的旅行,俱乐部可以选择租用一辆巴士. 汽车租赁 必须通过学生参与中心来完成吗. 俱乐部应该记住这一点 巴士租金很贵. 当地一日游700-1200美元),通常需要 至少提前一个月预订. 乘坐公共汽车旅行的俱乐部必须开启旅行 给校园里的任何一个学生,并相应地宣传这次旅行. 所有的学生都必须 在学生参与中心(包括俱乐部成员)报名参加巴士旅行. 负责协调活动的会员应将活动资料带到本中心 ,以便建立报名名单. 在那里 必须在出发前两星期最少30人报名 否则巴士就会被取消.

如何注册会议?

会议注册由学生参与中心使用 大学生信用卡. 信用卡购买请求需要提交完整 ,并必须包括任何其他支持 与会议有关的文件. 自从一些会议登记以来 特有的问题,建议预约会员 CSI工作人员完成在线注册.

我向供应商要求付款时,是否需要提供收据/发票的正本?

是的,请提供收据/发票正本. 副本不接受.

如果您有任何问题或需要帮助,请联系学生参与中心.